El primer paso de cualquier idea que queramos convertir en proyecto, siempre es el paso más difícil. Por eso esta entrada de blog, pretende mostrarte una herramienta muy efectiva para que puedas lograrlo, ¡esperamos que te sea útil!
Diagrama de proyectos
Una noble y clásica forma de gestión que te permite ordenar las tareas durante el desarrollo de un plan de acción es el diagrama de proyectos reconocido con el apellido de su creador: Gantt.
Esta herramienta, pensada para trabajarla en Excel, te permite visualizar fácilmente los pasos a seguir para que no te pierdas en el camino. Generalmente se hace de forma casera utilizando una planilla en donde se dejan plasmadas las actividades y su duración estimada. Esas divisiones que quedan representadas en celdas son las diferentes unidades mínimas de trabajo que pueden dividirse en grupos de tareas.
Pasos para que puedas hacer tu propio diagrama de proyectos
Si necesitás ordenarte de manera simple y expeditiva, te pasamos estos ítems para que te animes a hacer tu propio gestor de proyectos:
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Lo primordial es saber cuál es el objetivo a perseguir y cuáles son las tareas concretas para lograrlo. Pensá cada uno de los pasos a dar y tratá de ordenarlos desde el inicio. No te preocupes si en el transcurso de la confección del diagrama te das cuenta de que te salteaste una actividad, siempre se puede insertar una fila y solucionar el problema.
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Cada una de las tareas que se van a dejar plasmadas deben ir acompañadas de un responsable de ejecución. Es importante esta columna ya que dejar este registro va a facilitar el cumplimiento debido al compromiso que debe asumir de antemano la persona implicada.
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Calcular un aproximado de duración de cada actividad y dejarlo escrito. Así el proyecto se va a ver enmarcado con límites de tiempos concretos que eviten su dilatación.
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Compartir este archivo con todos los participantes del proyecto para que abiertamente puedan supervisar el avance del esquema y a su vez, todos estén al tanto de la responsabilidad sobre cada actividad.
El diagrama de Gantt no es más que un sistema de coordenadas en donde uno de los ejes son las tareas y el otro es el tiempo que insume llevarlas a cabo.
Acá te mostramos un ejemplo sencillo y genérico, aplicable a cualquier proyecto.
Con la buena utilización de la herramienta, se le pueden agregar diferentes detalles que ayuden al seguimiento, por ejemplo, un aviso que te marque cuál es la tarea con vencimiento más próximo, columnas de resolución de problema con desplegables de opciones, gráficos de cumplimientos, etc.
¿Muy complejo? No te preocupes que contás con nuestra ayuda. En Hacedores Rh ordenamos el trabajo aburrido de las planillas, la planificación y las estructuras operativas por vos, ¿por qué? ¡Porque nos encanta! Escribinos.
Profesional de Recursos Humanos, Licenciatura Universidad Nacional de Rosario.
Consultora especializada en servicios empresariales con enfoque en Triple Impacto.
Multiplicadora de Sistema B
Mentora empresarial para el acompañamiento de líderes.
Ex Jefa de Planificación y Reportes durante siete años en compañías nacionales.
Ex Responsable de Responsabilidad Social Empresaria, Capacitación y Desarrollo en multinacional.
Jefa de Recursos Humanos en PyME nacional con presencia en siete provincias. Focalizada en liderazgo a distancia.
Fundadora Hacedores, Pymes en acción.
