Ya hablamos de cómo controlar los productos críticos, según un diagrama de Pareto.
Ahora veamos cómo podemos determinar el “que”, “cuando” y “cuanto” debemos comprarlos. A esto se lo denomina “control de stocks”.
Algunas empresas prefieren el JIT (just in time o justo a tiempo) donde no tienen un gran volumen de mercadería en stock, y eligen que los proveedores entreguen “casi” sobre la necesidad del material. Otras empresas, buscan la manera de stockearse o “sobre stockearse”, por las dudas, por si pasa algo, por si la producción, etc.
Cuando de productos críticos hablamos, tanto su faltante como su excesivo stock resultan perjudiciales para la empresa. En el primer caso por los trastornos que provocan a la producción, que siempre repercute en los costos, y en el segundo, por la inmovilidad del dinero que produce.
Por tal motivo, resulta indispensable poder determinar cuánto hay que comprar y cuando hay que hacerlo.
La respuesta a estos interrogantes varía según se trate de producciones continuas o producciones discontinuas, y sabiendo que tipo de producción tenemos, es el método de pedidos que podemos o debemos utilizar.
Entonces, primero tenemos que hacernos algunas preguntas básicas:
¿Nuestra producción es continua o discontinua?, tenemos un proceso que incluye PP (punto de pedido) y SS (stock de seguridad)? ¿Y, por último, estos controles son “confiables”?
Vayamos por partes.
Se dice que una producción es continua, cuando su método de fabricación o procesamiento de materiales no tiene interrupciones,son aquellas en las que tiene continuidad diaria. Generalmente se elabora un plan de producción anual, con subdivisiones mensuales.El éxito de un sistema de este tipo depende enteramente del plan de producción detallado, que debe elaborarse antes de que pueda comenzar a fabricarse un nuevo producto. Se caracteriza por máquinas y herramientas altamente especializadas, dispuestas en formación lineal y secuencial. Un ejemplo de este sistema son las automotrices, que sus líneas de producción no se detienen.
Se llama PP (Punto de Pedido) al valor del stock de almacenes que nos indica el momento en que hay que hacer un nuevo pedido de XX unidades al proveedor.
El stock de seguridad (SS) es el tiempo que transcurre entre el punto de pedido (es decir, cuando se lanzó la compra del material) hasta que la entrega se realiza realmente, es decir es el stock que podemos consumir y que nos permite continuar la producción hasta que recibamos el pedido.
El sistema de lote económico de compras (EOQ sus siglas en ingles) es un modelo clásico de cantidad fija de pedidos, es decir, calcula cuánto comprar de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en inventario; y es el mas apto para este tipo de producciones.
De esta forma a la pregunta ¿Qué hay que pedir?, la respuesta es “los productos críticos cuyas existencias hayan llegado a su punto de pedido”.
A la pregunta ¿Cuándo hay que pedir?, la respuesta es “en el momento en que estas existencias alcanzan el punto de pedido”
Y finalmente a la pregunta ¿Cuánto hay que pedir?, la respuesta es: “el lote económico”.
Una producción discontinua, en cambio, es aquella que se lleva a cabo mediante la fabricación de lotes con importantes intervalos de tiempo entre ellos, en los cuales el producto no se fabrica, cada uno de los cuales requiere cierta secuencia de las operaciones. Ejemplos de producción discontinua son las industrias de la madera y de los muebles. En este tipo de planificación se ha de determinar el orden de las operaciones correspondientes a cada producto o pieza y el tiempo necesario para cada operación, con inclusión de los tiempos de preparación.
Si tenemos una producción discontinua, lo ideal es utilizar un MRP (MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING) o en castellano, PLANIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES, que no es conveniente su uso para producciones continuas, por los sobre stocks que produce.
El MRP, requiere contar con una programación detallada de la producción, es decir, con un documento como el Diagrama de Gantt que permita conocer con suficiente anticipación el momento en que serán necesarios los distintos insumos.
También en este caso se trata de determinar que pedir, cuanto pedir y cuando pedir.
Mas adelante hablaremos en profundidad sobre ambos sistemas, y como ponerlos en práctica.
Licenciado en Administración y gestión empresarial.
Contador Publico Nacional.
Consultor en Compras y Abastecimiento en SB ASESORAMIENTO
Desde el año 1991 se desarrolló en el área de compras y abastecimiento en 4 grandes empresas hasta el 2017 donde comenzó su trabajo de consultoría, asesorando tanto a pymes como grandes empresas. Entre sus fortalezas se destaca el desarrollo de nuevos proveedores, la capacidad de organización del sector, actuar bajo presión y la negociación.
