El tiempo, a veces considerado como un recurso, no es más que una medida inventada por nosotros, los seres humanos, para medir la duración de las cosas sujetas a cambio. El tiempo, para algunos es relativo, para otros es absoluto, a veces escaso, a veces justo. El tiempo no es otra cosa que la vida misma.
La expresión “no tengo tiempo” o “el tiempo no me alcanza” no es otra cosa que la revelación de no haber aprendido a gestionar de modo eficaz el tiempo, es decir la vida. Saber administrar el tiempo es la clave para alcanzar los objetivos.
Hay muchos métodos que sirven para gestionar el tiempo. La utilidad de los mismos dependerá de las características, habilidades y necesidades de cada uno. Por eso, a la hora de elegir un método o herramienta es importante el autoconocimiento. O sea conocer nuestro biorritmo, qué habilidades tenemos, qué nos gusta y qué no nos gusta hacer, nuestro estado emocional, etc. También es importante conocer cuáles son las características de las actividades que realizamos, el proceso donde están incluidas, los recursos que son necesarios para llevarlas a cabo, las personas o áreas involucradas, los clientes y proveedores asociados a ellas, etc. Por último, deberemos conocer cuáles son las características, habilidades y necesidades de nuestros colaboradores y miembros de nuestro equipo de trabajo. Es a ellos a quienes delegaremos tareas y por tanto facilitarles herramientas de gestión del tiempo.
Uno de los métodos más conocidos de gestión del tiempo es la Matriz de Covey en la que se dividen las tareas entre urgentes e importantes. La idea de Covey es administrar el tiempo en base a prioridades. Urgente significa que tiene que ser realizada ya, no puede esperar. Importante significa que se relaciona directamente con el logro de los objetivos definidos.
- Urgente e importante: debe ser realizada inmediatamente.
- No urgente e importante: es una tarea que forma parte del plan estratégico, debe ser realizada dentro de los plazos programados.
- Urgente y no importante: son las tareas que no están en nuestros planes pero si lo están en los planes de los demás. Estas tareas pueden ser delegadas y a veces es conveniente ponerles un límite. De lo contrario, hay que realizarlas inmediatamente y luego armar un plan de contingencias para que no se repitan.
- No urgente y no importante: este grupo de tareas es aconsejable eliminarlas de la agenda.
Otra herramienta de gestión del tiempo es la que se conoce como método Pomodoro. Consiste en dividir el tiempo ciclos de acción compuestos de 4 módulos de 25 minutos (cada uno) de trabajo continuo, más 5 minutos de descanso. O sea cada ciclo está compuesto de 2 horas. Entre ciclo y ciclo el descanso será de 30 minutos a una hora.
Para aplicar esta herramienta es importante focalizarse en el rendimiento y no en el resultado, realizar una tarea a la vez, respetar el tiempo de descanso y los ciclos de acción.
La mátriz de Covey y método Pomodoro son sólo dos herramientas del gestión del tiempo de las muchas que existen hoy en día.
Andrea es Coach Ontológica, siendo su profesión de base Contadora y Lic. en Administración, recibida en la Facultad de Ciencias Económicas (U.B.A.). Su desarrollo laboral se produjo en el mundo Pyme. Teniendo mas de 15 años de experiencia en empresas nacionales
