Uno de los motivos por los cuales el sector de compras, o COMPRAS (como algo genérico) es tan ninguneado, es por el crecimiento que toda PYME tiene a lo largo de su vida.
En términos generales, las PYMES poseen algunas características que son propias y comunes, como ser que la gestión se concentra en una sola persona, generalmente emplean mano de obra poco calificada, suelen tener un bajo nivel de planificación, etc.
Por lo gral, estas empresas se han iniciado como emprendimientos individuales, de pocas personas; y en otros casos nacieron como proveedores de alguna empresa más grande.
A medida que la empresa va creciendo, el empresario debe ampliar sus instalaciones, y aumenta la cantidad de empleados, llegando así a unas 20 personas, y debe enfrentar su primera crisis.
Hasta ese momento, él disponía en el día a día, las tareas que cada uno debía realizar, es decir cada empleado es un verdadero “dependiente” del dueño en todo sentido.
La situación se hace insostenible, los tiempos no dan, los errores y demoras entorpecen la gestión, y se deteriora la atención a los clientes.
La solución para esta primera crisis está en la división de tareas.
Consiste en asignar a determinados miembros, algunas tareas específicas, dado que el volumen de las operaciones ha crecido lo suficiente como para que algunas actividades requieran atención permanente.
En esta división de tareas, se debe respetar el principio de homogeneidad de tareas, el empresario tiene más tiempo para conducir su organización, ya que se liberó de algunas tareas.
Cuando se supera esta crisis, la empresa continúa aumentando su actividad, e incorpora más tecnología y más gente a su plantel; pero lentamente se aproxima a su segunda crisis, porque se pierde ritmo de crecimiento y saturación del empresario por la acumulación de tareas que aun realiza.
Al aproximarse a los 50 empleados, el empresario se convierte otra vez en un cuello de botella, y deja de ocuparse del negocio, para atender el desarrollo de tareas diarias, porque si bien en la primera crisis asigno tareas; la planificación, la organización y el control siguen dependiendo de él.
La solución para esta segunda crisis está en la departamentalización y en la delegación de autoridad.
Esta solución es traumática, ya que por primera vez el empresario debe permitir que otros manden, y admitirá que algunas cosas no se harán como a él le gustaría.
La departamentalización y la delegación requiere ciertas habilidades que en gral el empresario no posee, por ende, esta crisis se prolonga y se agrava. Es probablemente una de las crisis mas profundas por las que pasa la PYME.
No obstante, si el empresario insiste en su empeño por departamentalizar y delegar profundizando sus transformaciones, los desajustes van desapareciendo y nuevamente él comienza a recuperar su tiempo para ocuparse más profundamente del negocio, el cual retoma la senda del crecimiento.
Sin embargo, ese mismo crecimiento, cuando la empresa se aproxima a los 150 personas, la lleva a una nueva crisis. Los síntomas se traducen en una disminución del ritmo de crecimiento, un desorden interno y un cumulo de actividades que acorralan al empresario, ya que este generalmente no obtiene todas las ventajas que podría conseguir de la departamentalización y la delegación con que sorteó la crisis anterior.
En esta tercera crisis se impone profundizar la departamentalización y estructurar un sistema de control interno.
Significa profundizar la departamentalización, asignando a los jefes de cada unidad no solo la autoridad sino también la de planificar, organizar y controlar las operaciones de su sector.
Se impone la estructuración de un sistema eficiente de control interno, y la PYME requiere el concurso de profesionales, para diseñar y poner en marcha:
- Control interno Administrativo
- Control interno Operativo
- Control interno Presupuestario
Superada esta crisis, la empresa retoma el camino de su crecimiento dirigiéndose a su nueva última crisis, que de superarla la transformará en una empresa grande.
Esta cuarta crisis, somete al empresario a una prueba de fuego, por el amesetamiento de su crecimiento y la espera permanente de sus subordinados para escuchar sus decisiones. Su presencia es indispensable pues le falta dar el paso necesario para asumir plenamente las tareas de dirección.
La cuarta crisis encuentra su solución en la separación de las actividades de conducción ejecutivas de las directivas.
Sus jefes ya deben haber adquirido la madurez necesaria para asumir decisiones en todas las etapas del proceso administrativo.
Se deben traducir en objetivos y decisiones operativas que él proponga, pero además el empresario debe comprender que la descentralización lo alejara cada vez mas de las tareas ejecutivas, para que se centre en su rol de empresario, para seguir creciendo hasta convertirse en una gran empresa.
Evolución de la planta de personal de una pyme en función de su nivel de actividad:
Licenciado en Administración y gestión empresarial.
Contador Publico Nacional.
Consultor en Compras y Abastecimiento en SB ASESORAMIENTO
Desde el año 1991 se desarrolló en el área de compras y abastecimiento en 4 grandes empresas hasta el 2017 donde comenzó su trabajo de consultoría, asesorando tanto a pymes como grandes empresas. Entre sus fortalezas se destaca el desarrollo de nuevos proveedores, la capacidad de organización del sector, actuar bajo presión y la negociación.
